Het samenstellen van een goede en volledige inventaris is een onmisbare basisvoorwaarde voor een goed beheer van het erfgoed waarvoor men verantwoordelijkheid draagt. Een degelijke inventaris biedt immers inzicht in de samenstelling, de omvang en de waarde van de verzameling van voorwerpen in een collectie.

Belang en nut van inventariseren

De inventaris is niet alleen een interessante gegevensbank, zij bewijst ook haar nut en zinvolheid bij diverse aspecten van het beheer van het cultureel erfgoed:

• bij het opstellen van een meerjarig beheersplan;
• bij verzekeringen: bij het afsluiten van inboedelverzekering, bij taxaties, bij het vastleggen van de verzekeringswaarde van bepaalde voorwerpen (bvb. bij uitlening aan tentoonstellingen);
• bij calamiteiten: bij het opstellen van een calamiteiten- of rampenplan (evacuatie / prioriteitenlijst),
  bij beschadiging of brand kan het schadebeeld aan de hand van de inventaris nauwkeurig worden vastgesteld, de inventaris kan helpen bij het opsporen van gestolen goed, bij de restauratie van beschadigde voorwerpen kan in de inventaris worden nagegaan wat de oorspronkelijke toestand was van het voorwerp vóór de beschadiging;
• bij het verlenen van bruiklenen: men kan bijhouden waar, aan wie en hoelang bepaalde voorwerpen zijn uitgeleend, men kan de inventaris ook raadpleegbaar stellen bij het maken van een voorafgaande selectie van voorwerpen;
• bij de organisatie van tentoonstellingen: de aanwezigheid van een inventaris is bijzonder handig bij de selectie van de tentoon te stellen voorwerpen, in het bijzonder de vermelding van de exacte afmetingen van de voorwerpen is een grote hulp bij de opbouw en de inrichting van de tentoonstelling. De inventaris bewijst verder haar nut bij de eventuele redactie van de catalogus of bij de redactie van zaalteksten en bijschriften bij de voorwerpen;
• bij wetenschappelijk onderzoek: een zorgvuldig en wetenschappelijk samengestelde inventaris is voor historici en kunsthistorici en andere onderzoekers bijzonder waardevol voor verder wetenschappelijk onderzoek (vergelijkingen, identificaties, toeschrijvingen, herkomst...);
• bij de indirecte of directe ontsluiting van de collectie: bij de de voorbereiding van een publicatie levert de inventaris onmiddellijk bruikbare informatie, ook bij de organisatie van tentoonstellingen, opendeurdagen of de Open Monumentendag kan een inventaris handig zijn;
• bij het opstellen van een restauratieprogramma;
• bij de opvolging van eventuele wettelijke bescherming in het kader van de Monumentenwetgeving of het Topstukkendecreet;
• bij de herbestemming van bepaalde voorwerpen: de inventaris vormt het basisdocument voor de herbestemming van voorwerpen (bvb. kerkelijk meubilair, liturgische voorwerpen...): op basis van de inventaris kan de geschiktheid van de nieuwe bestemming van het voorwerp worden nagegaan, men kan in de inventaris nauwkeurig bijhouden wat de nieuwe bestemming van voorwerp is geworden, waar het zich bevindt en in welke status (bruikleen, schenking...) het zijn nieuwe bestemming heeft gekregen, ook afmetingen en foto's, materiaal en datering zijn van belang voor de selectie van eventueel her te bestemmen voorwerpen.

Inventarisplicht

Voor kerkfabrieken bestaat overigens de wettelijke plicht tot het opstellen en bijhouden van de inventaris van de goederen, die door de kerkfabriek worden beheerd (Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, art. 35: "De kerkfabriek maakt een inventaris op van de goederen, vermeld in art. 34 [goederen en gelden, die toebehoren aan de kerkfabriek of die ter beschikking zijn gesteld van de eredienst] en houdt die bij. De kerkraad neemt hiervan akte en neemt de inventaris op in de notulen").

Ook in het kerkelijk wetboek is er sprake van de inventarisplicht (Wetboek van canoniek recht (CIC 1983), Boek V, Titel II, Canon 1283, 2°: "[door de nieuwe beheerder] dient een nauwkeurige en gespecificeerde, door hen zelf te ondertekenen inventaris opgemaakt te worden van de onroerende goederen, van de roerende goederen, hetzij kostbaar hetzij hoe dan ook tot het cultuurgoed behorend, en van andere goederen samen met een beschrijving en waardeschatting ervan, en eenmaal opgemaakt, dient de inventaris nagezien te worden").

Het geheel van inventarissen van kerken en kloosters in Vlaanderen is ook van belang voor het algemeen beleid op het vlak van het behoud en beheer van het roerend religieus erfgoed in Vlaanderen. Men verwerft inzicht op de kwantiteit en de kwaliteit van het verborgen religieus erfgoed: nagenoeg alle religieuze objecten die bewaard worden in musea zijn immers beschreven; het bezit van de kerken en kloosters echter nog lang niet!

Meerwaarde van digitale registratie

De digitalisering van het religieus erfgoed optimaliseert de kwaliteit van de collectie-inventarissen, die het basisinstrument vormen voor het behoud en beheer van dit kwetsbaar erfgoed. De databank met registratiehandleiding en gestandaardiseerde keuzelijsten stimuleert immers de uniformiteit van de beschikbare gegevens.

Dankzij de digitalisering van het religieus erfgoed worden ook het wetenschappelijk onderzoek, de ontsluiting en de maatschappelijke integratie van het religieus erfgoed in Vlaanderen beter mogelijk.

Een uniek rechtensysteem garandeert het respect voor de vertrouwelijkheid van bepaalde collecties, objecten of beheergegevens en tracht misbruik te voorkomen.