Objecten zijn makkelijker identificeerbaar wanneer ze een fysiek nummer dragen. Dat kan van pas komen bij de jaarlijkse checkup van een collectie-inventaris, bij het opsporen van gestolen objecten, bij restauraties...
De fysieke nummering van een object komt neer op het aanbrengen van het inventarisnummer op het object zelf. Dit zorgt voor een relatie tussen dat object en de gegevens over dat object in de databank.

Hoe is het inventarisnummer in de CRKC-databank opgebouwd?

De inventarisnummers in de CRKC-databank bestaan telkens uit de volgende onderdelen:

• de afkorting van de instelling verantwoordelijk voor de geregistreerde objectfiche (geautomatiseerd);
• punt;
• het collectienummer, bestaande uit vier cijfers;
• punt;
• het objectnummer, bestaande uit vier karakters.

Dit nummeringssysteem is eenvoudig en ieder inventarisnummer is uniek. Nummers van objecten die uit een collectie verwijderd zijn of die verdwenen zijn, blijven administratief behouden vanwege de informatie die zij kunnen opleveren. Ze worden nooit opnieuw toegewezen aan andere objecten.

Hoe breng ik een inventarisnummer aan op een object?

Het aanbrengen van een inventarisnummer op een object

• moet reversibel zijn (het nummer moet te allen tijde verwijderd kunnen worden zonder sporen na te laten op het object)
• mag niet schadelijk zijn voor het object (win zo nodig advies in bij een deskundige)
• moet gebeuren op een niet-slijtbare plaats.

Volgende nummeringswijzen kunnen schadelijk zijn voor het object:
Krassen, graveren, branden, labelen met een metalen plaatje of met behulp van metaaldraad, stempel aanbrengen, zelfklever, plakband, elastiek, nietje, nagellak of correctievloeistof aanbrengen, merken met willekeurige stift of inkt...
Het reinigen van het object vooraleer het inventarisnummer er op wordt aangebracht is meestal niet noodzakelijk en mag enkel door een deskundige gebeuren. Ook het verwijderen van de aanwezige nummering mag enkel door een deskundige worden uitgevoerd. Dit laatste is enkel zinvol indien er een vergissing is gebeurd. Oude nummers kunnen informatie opleveren over de historiek van het object.

Hoewel ieder type object en ieder materiaal eigen eisen stelt aan de wijze waarop nummers worden aangebracht, is het praktisch om het aantal toegepaste methoden en materialen zo beperkt mogelijk te houden.

Volgende nummeringsmethoden worden naar voor geschoven:

• Vernis-stift-vernis methode: bij deze methode, geschikt voor harde materialen met een poreus of niet-poreus oppervlak, wordt gewerkt met Golden Polymer Varnish en geteste pennen. Deze methode heeft het voordeel makkelijk te werken, relatief goedkoop te zijn en geen organisch oplosmiddel te bevatten. Nadeel is wel dat het nummeren wat tijd kost door de lange droogtijd van het product.
  Nummeringssets kunnen ter beschikking worden gesteld door het Provinciaal Museumconsulentschap Oost-Vlaanderen voor de prijs van € 30,00 (exclusief portkosten). Daarvoor dient u de bijgevoegde bestelbon in te vullen en op te sturen.

• Papier-potlood methode: deze methode is vooral bruikbaar voor objecten in papier of perkament. De methode bestaat erin een inventarisnummer in zacht potlood (hardheidsgraad 1B of 2B) aan te brengen op het object zelf. 
• Etiketteren: textilia kunnen worden voorzien van een inventarisnummer door het aanbrengen van een stoffen etiket, aangehecht met katoendraad. Daarop kan met een textielstift het inventarisnummer worden aangebracht. 
• Labelen: het aanbrengen van een label in zuurvrij papier of Melinex met behulp van een touwtje is een veilig alternatief voor bovenstaande methoden bij tijdelijk te nummeren objecten, kwetsbare objecten, zeer kleine objecten of kunststof objecten. Het nummer wordt op het label genoteerd met potlood of geteste schrijfwaren.

Bij het nummeren zelf wordt het best rekening gehouden met volgende voorschriften:

• zo klein mogelijk (mag het object niet ontsieren), maar wel goed leesbaar (max. 1,5-2cm breed, laat desnoods de aanloopnullen vallen)
• strakke cijfers (onderstreept waar nodig, om verwarring te voorkomen)
• zoveel mogelijk consequent op dezelfde plaats per soort objecten
• discreet maar toch snel raadpleegbaar, zonder het (zware) object te moeten verplaatsen
• alle losse onderdelen nummeren
• nooit op een instabiele ondergrond
• nooit op een betekenisvolle ondergrond (het nummer mag geen signatuur, merk of versiering bedekken)
• bij kwetsbaar materiaal: deskundige raadplegen.

Workshop

Omdat het nummeren van objecten zorgvuldig moet gebeuren en wat oefening vraagt, zorgde het Museumconsulentschap Oost-Vlaanderen voor een workshop in de vormingreeks "Religieus erfgoed beheren" die het Oost-Vlaams Provinciebestuur organiseerde in samenwerking met het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw (CRKC), Monumentenwacht Oost-Vlaanderen vzw en de Oost-Vlaamse erfgoedcellen.

De PowerPoint van museumconsulente Mieke Van Doorselaer over het nummeren van objecten kan u hier downloaden.