Voor de digitale registratie van het religieus erfgoed in Vlaanderen maakt de CRKC-databank gebruik van enkele bestaande registratiehulpmiddelen die de uniformiteit en de kwaliteit van de collectie- en objectregistratie alsook het behoud en de ontsluiting van de geregistreerde objecten bevorderen.

Registratiehandleiding

De registratiehandleiding van de CRKC-databank is gebaseerd op het MovE-Invulboek (versie 1.0), ontwikkeld door het project MovE (Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie) van de Provincie Oost-Vlaanderen voor en in nauw overleg met de Vlaamse en Nederlandse museumsector. Omdat het MovE-invulboek in eerste instantie van toepassing is op de objectregistratie aan de hand van het registratieprogramma ADLiB, dat vooral in museale context wordt gebruikt, was het nodig om dit instrument te herbekijken in functie van de CRKC-databank, die specifiek voor de registratie van religieus erfgoed werd ontwikkeld. Dit erfgoed wordt meestal niet in musea bewaard en stelt bijgevolg soms andere eisen op het vlak van de registratie.                                                                           

Aan ieder beschrijvingsveld in de CRKC-databank is een helptekst gekoppeld, die zoveel mogelijk het MovE-invulboek volgt. De invoerrichtlijnen van MovE zijn immers gebaseerd op bestaande internationale standaarden (Spectrum, CCO, ...).

Gestandaardiseerde keuzelijsten en thesaurus 

Zo weinig mogelijk velden in de CRKC-databank zijn vrije velden, waar de registrator in de beschikbaar gestelde ruimte zelf notities kan maken. Bij vrije velden is de kans op tik- en inhoudelijke fouten immers groter dan bij velden met een gestandaardiseerde keuzelijst.

De velden "objectnaam", "materialen" en "technieken" zijn bovendien gekoppeld aan een bijzondere keuzelijst in de vorm van een thesaurus, de AM-MovE-thesaurus. Een thesaurus is een hiërarchische gecontroleerde woordenlijst die de gebruiker naar de juiste term gidst. De AM-MovE-thesaurus is ontwikkeld door MovE in samenwerking met medewerkers uit de stedelijke musea Antwerpen (AM) en deskundigen uit het werkveld. De thesaurus bevat momenteel bijna 6000 termen. Nieuwe termen worden tijdens gespecialiseerde werkgroepen voorgesteld en besproken. De keuze van de termen gebeurt op basis van wetenschappelijke bronnen en internationaal erkende referentiewerken, zoals de AAT (Art and Architecture Thesaurus).